Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

1. Responsable del Tratamiento de Datos Personales

El responsable del tratamiento de los datos personales relacionados con los servicios de Gastro Center deberá identificarse con la siguiente información:

El responsable del tratamiento atenderá las solicitudes relacionadas con el ejercicio de los derechos de los titulares mediante los canales que establezca para esta finalidad.

2. Marco Legal

Gastro Center orienta el tratamiento de datos personales conforme a las disposiciones aplicables en Colombia, especialmente:

• Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, relacionado con la intimidad y el habeas data.
• Ley Estatutaria 1581 de 2012, sobre protección de datos personales.
• Decreto 1074 de 2015, en lo relacionado con el tratamiento y protección de datos personales.
• Resolución 1995 de 1999, sobre manejo de historias clínicas.
• Resolución 839 de 2017, relacionada con la custodia y conservación de historias clínicas.
• Las demás normas que modifiquen, complementen o sustituyan las disposiciones anteriores.

3. Datos Personales que Podemos Recopilar

Según el servicio solicitado y la interacción del usuario con Gastro Center, podrán tratarse las siguientes categorías de información:

3.1. Datos de identificación y contacto

• Nombres y apellidos.
• Tipo y número de identificación, cuando corresponda.
• Número telefónico.
• Correo electrónico.
• Ciudad y dirección de contacto, cuando se requieran.

3.2. Datos relacionados con servicios médicos

Cuando sean necesarios para la prestación de servicios de salud y exista una condición legal que permita su tratamiento, podrán recopilarse:

• Motivo de consulta.
• Antecedentes médicos relevantes.
• Información sobre síntomas y condiciones de salud.
• Resultados de exámenes y procedimientos.
• Información necesaria para la historia clínica.
• Información de citas y atención médica.

3.3. Datos derivados del uso del sitio web

Dependiendo de las herramientas tecnológicas efectivamente utilizadas en el sitio, podrán recopilarse datos como:

• Dirección IP.
• Tipo de navegador y dispositivo.
• Páginas visitadas.
• Información técnica de navegación.
• Interacciones con formularios y funcionalidades.

Los datos recopilados se limitarán a los necesarios, pertinentes y adecuados para las finalidades informadas al titular.

4. Finalidades del Tratamiento de Datos

Gastro Center tratará los datos personales, según corresponda y bajo la autorización o fundamento legal aplicable, para:

• Recibir y responder solicitudes de información realizadas mediante formularios, teléfono, correo electrónico u otros canales habilitados.
• Gestionar solicitudes y programación de citas médicas.
• Coordinar consultas y procedimientos gastroenterológicos.
• Registrar la información necesaria para la prestación de servicios de salud.
• Gestionar historias clínicas y documentación médica conforme a las obligaciones legales.
• Facilitar la comunicación administrativa relacionada con la atención solicitada.
• Gestionar procesos de facturación y cumplimiento de obligaciones legales, cuando corresponda.
• Atender peticiones, consultas y reclamos.
• Mantener la seguridad y funcionamiento del sitio web y sus servicios.
• Realizar análisis estadísticos y mejoras del servicio, utilizando los datos conforme a las autorizaciones y normas aplicables.

El envío de comunicaciones comerciales, promocionales o boletines informativos se realizará únicamente cuando exista la autorización correspondiente y se hayan informado sus finalidades.

Los datos médicos no serán utilizados para publicidad personalizada sin una base jurídica válida y las garantías especiales exigidas para información sensible.

5. Tratamiento de Datos Sensibles y de Salud

Los datos relacionados con la salud constituyen datos personales sensibles conforme a la legislación colombiana.

Gastro Center deberá tratar esta información bajo condiciones de confidencialidad, seguridad y acceso restringido, únicamente para finalidades legítimas y legalmente autorizadas.

Cuando el tratamiento de datos sensibles requiera autorización, esta deberá ser explícita, previa e informada.

El titular será informado del carácter sensible de dichos datos y de que, como regla general, no está obligado a autorizar su tratamiento, sin perjuicio de las excepciones previstas por la ley y de la información necesaria para la prestación segura de determinados servicios.

La información contenida en las historias clínicas estará sometida a reserva y solo podrá ser conocida por personas autorizadas o habilitadas legalmente.

6. Derechos de los Titulares

De conformidad con la Ley 1581 de 2012, los titulares de datos personales tienen derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando esta sea exigible.
• Ser informados sobre el uso dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, previo cumplimiento del trámite legal correspondiente.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de datos cuando legalmente proceda.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales en los términos establecidos por la ley.

La supresión de información no procederá cuando exista una obligación legal o una razón legítima que exija su conservación, como puede ocurrir con determinados registros clínicos.

7. Autorización para el Tratamiento

Gastro Center deberá obtener la autorización previa, expresa e informada del titular cuando esta sea requerida por la legislación aplicable.

La autorización podrá obtenerse mediante formularios físicos o electrónicos u otros mecanismos que permitan conservar evidencia de su otorgamiento.

Antes de obtenerla, se informará al titular sobre las finalidades del tratamiento, sus derechos, la identidad del responsable y los canales disponibles para ejercerlos.

Los datos sensibles requerirán las garantías especiales previstas en la legislación colombiana.

Cuando la ley permita el tratamiento sin autorización, continuarán siendo aplicables los demás principios y obligaciones de protección de datos personales.

8. Formularios, Citas y Canales de Comunicación

El sitio web de Gastro Center ofrece canales para solicitar información, contactar al equipo y programar citas.

La información suministrada por estos medios se utilizará para gestionar la solicitud y, cuando corresponda, establecer comunicación con el usuario.

Si el usuario utiliza servicios de comunicación de terceros, como WhatsApp, también podrán resultar aplicables las condiciones y políticas de privacidad de dichos proveedores.

Se recomienda evitar el envío de resultados médicos, diagnósticos o documentos clínicos mediante formularios generales cuando no estén expresamente habilitados para ello.

Para solicitar una cita, los usuarios pueden visitar la página de agendamiento de Gastro Center .

9. Cookies y Tecnologías de Seguimiento

El sitio web podrá utilizar cookies u otras tecnologías similares para facilitar la navegación, mantener funcionalidades y, cuando se encuentren habilitadas, analizar el uso de sus páginas.

9.1. Cookies necesarias

Permiten el funcionamiento de características técnicas del sitio web y de los servicios solicitados por el usuario.

9.2. Cookies de análisis

Cuando estén implementadas, permiten obtener información sobre el uso del sitio para evaluar y mejorar su funcionamiento.

9.3. Cookies publicitarias

Si se utilizan herramientas publicitarias que instalen cookies o identificadores similares, sus finalidades deberán informarse claramente y gestionarse conforme a la legislación aplicable.

Los usuarios pueden administrar o eliminar cookies mediante la configuración de su navegador, sin perjuicio de los controles adicionales que el sitio deba ofrecer.

Algunas funcionalidades podrían verse afectadas cuando se deshabiliten cookies necesarias para su funcionamiento.

10. Comunicación y Tratamiento por Terceros

Gastro Center podrá comunicar información personal a terceros cuando exista una finalidad legítima y una condición legal que permita dicha comunicación.

Según las operaciones efectivamente realizadas, estos terceros podrán incluir:

• Prestadores de servicios tecnológicos y de alojamiento web.
• Proveedores de software de gestión administrativa o médica.
• Profesionales y entidades de salud autorizados para participar en la atención.
• Autoridades competentes, cuando exista una obligación legal.
• Otros encargados del tratamiento que actúen bajo instrucciones del responsable.

Cuando corresponda, deberán implementarse acuerdos y mecanismos de protección para garantizar la confidencialidad y el uso adecuado de los datos personales.

Las transferencias y transmisiones internacionales de información, si las hubiera, deberán cumplir los requisitos establecidos en la normativa colombiana.

11. Seguridad de la Información

Gastro Center deberá implementar medidas técnicas, humanas y administrativas apropiadas para proteger los datos personales contra pérdida, alteración, acceso no autorizado, divulgación o uso indebido.

Estas medidas deberán ser proporcionales a la naturaleza de los datos y a los riesgos asociados con su tratamiento, especialmente cuando se trate de información de salud.

Ningún sistema tecnológico puede garantizar la eliminación absoluta de todos los riesgos. Por ello, las medidas de seguridad deberán revisarse y actualizarse de forma periódica.

12. Conservación de Datos Personales

Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas y las obligaciones legales, contractuales o administrativas aplicables.

Las historias clínicas y demás documentos asistenciales estarán sujetos a sus propias normas de conservación, custodia y disposición final.

Una vez finalizada la finalidad correspondiente, los datos serán eliminados, anonimizados o conservados cuando exista una obligación legal que lo justifique.

13. Tratamiento de Datos de Niños, Niñas y Adolescentes

Gastro Center podrá tratar datos personales de menores de edad cuando sea necesario para la prestación de servicios de salud u otras finalidades legalmente permitidas.

En estos casos deberán respetarse los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes y garantizarse la participación de sus representantes legales cuando corresponda.

El tratamiento deberá responder a su interés superior y respetar su derecho a ser escuchados de acuerdo con su edad y grado de madurez.

14. Consultas, Reclamos y Ejercicio de Derechos

Los titulares podrán presentar consultas o reclamos sobre el tratamiento de sus datos personales a través de los canales oficialmente habilitados por Gastro Center.

14.1. Presentación de solicitudes

Las solicitudes deberán incluir, según corresponda:

• Nombre e identificación del titular.
• Información de contacto para recibir respuesta.
• Descripción clara de la consulta o reclamo.
• Documentos que acrediten la representación, cuando corresponda.
• Información adicional necesaria para identificar los datos objeto de solicitud.

Gastro Center deberá establecer un canal responsable de gestionar estas solicitudes y verificar la identidad o legitimación de quien las presente.

14.2. Plazos para consultas

Las consultas se atenderán en un plazo máximo de diez (10) días hábiles desde su recepción.

Cuando no sea posible responder en ese plazo, se informarán los motivos y la nueva fecha de respuesta, que no podrá superar los cinco (5) días hábiles adicionales.

14.3. Plazos para reclamos

Los reclamos se atenderán en un plazo máximo de quince (15) días hábiles, contados desde el día siguiente a su recepción completa.

Cuando no sea posible atenderlos en dicho plazo, se informarán las razones y la nueva fecha, sin exceder los ocho (8) días hábiles adicionales.

Cuando una solicitud esté incompleta, se aplicará el procedimiento de subsanación previsto en la Ley 1581 de 2012.

14.4. Reclamaciones ante la autoridad

Una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable o encargado, el titular podrá presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

Más información en www.sic.gov.co .

15. Actualización de la Política de Privacidad

Gastro Center podrá modificar esta política cuando sea necesario para reflejar cambios legales, administrativos, tecnológicos u operativos relacionados con el tratamiento de datos personales.

Los cambios sustanciales serán comunicados a los titulares mediante los mecanismos establecidos por la normativa aplicable.

La versión vigente estará disponible para consulta en el sitio web oficial.